TIETOSUOJASELOSTE

Aconia Oy:n terapia- ja psykiatripalveluiden asiakkaille

REKISTERINPITÄJÄ Aconia Oy 

Osoite: Kihniöntie 55, 39820 Kihniö

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuoja@aconia.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTEET 

Käsittelemme asiakastietoja tuottaaksemme yksilöllisiä terapia- ja psykiatriapalveluita voimassa olevan lainsäädännön ja asiakassopimusten mukaisesti. Mikäli palveluiden maksajana toimii Kela tai muu taho, hyödynnämme tietoja myös kyseisen toimijan edellyttämissä yhteyksissä. Alla esittelemme tarkemmin tietojen käyttötarkoituksia.

Tiedot käsitellään mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• Hoidon ja kuntoutuksen suunnittelu ja toteutus (myös etäyhteyksin)
• Ajanvarausten hallinta
• Viestintä asiakkaan tai hänen edustajansa kanssa
• Tutkimusten ja kartoitusten järjestäminen
• Tulkkauspalveluiden varaaminen
• Potilastietojen kirjaaminen ja tallennus Kanta-järjestelmään
• Asiakassuhteen hoito ja sopimusten hallinta
• Laskutus ja tarvittaessa perintätoimet
• Tiedonvaihto rahoittajatahojen ja muiden hoitotahojen kanssa
• Palvelun rahoittajan tarpeisiin liittyvä tiedonsiirto

Käytettävät oikeusperusteet:

• Lainsäädäntö (esim. potilastietojen käsittelyä koskevat säännökset)
• Asiakkaan kanssa tehty sopimus
• Asiakkaan antama suostumus

Oikeutetun edun nojalla voimme myös:

• Kysyvät palautetta ja käsittelevät reklamaatioita
• Selvittää tekniset tai sisällölliset ongelmatilanteet
• Kehittää, seurata ja raportoida toimintaamme
• Viestiä ja markkinoida

KÄSITELTÄVÄT TIEDOT JA NIIDEN KERÄÄMINEN 

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, mutta myös hoitoon ohjaavilta tai maksajatahoilta sekä asiakkaan suostumuksella muista lähteistä.

Tiedot voivat sisältää mm.:

• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
• Edustajien tai lähiomaisten tiedot
• Hoidon ja tutkimusten aikana muodostuvat terveystiedot ja esitiedot
• Kustantajatiedot (esim. Kelan päätökset)
• Ajanvarauksiin ja käynteihin liittyvät tiedot
• Sopimussisällöt ja suostumustiedot
• Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät tiedot
• Etäpalveluiden käytön tiedot
• Asiakaspalaute ja reklamaatiot

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO 

Tietoja luovutetaan kolmansille vain lain tai suostumuksen perusteella. Mikäli palvelun maksaja edellyttää, tiedot voidaan siirtää asianomaiselle taholle.

Säännönmukaisesti siirrettävät tahot:

• Kanta-palvelu
• Kela ja hoitoon ohjaava taho

SIIRROT ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE 

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain, jos asiakkaan henki tai terveys sitä ehdottomasti vaatii.

TIETOJEN SÄILYTYS 

Tietoja säilytetään lain säädättämien aikojen mukaan tai niin kauan kuin se on tarpeellista palvelun tarjoamisen kannalta. Käyttöoikeudet ovat rajattuja ja tietojenkäsittelyä valvotaan lokitietojen avulla. Manuaaliset aineistot säilytetään valvotuissa tiloissa.

TIETOTURVA 

Tietosuoja on meille keskeinen arvo. Toteutamme tekniset, fyysiset ja hallinnolliset suojaustoimet varmistaaksemme tietoturvan.

Käytämme Diarium-potilastietojärjestelmää, jota kehittää Nordhealth Finland Oy. Järjestelmä on Suomen terapiakentän käytetyin ja se on Kanta-sertifioitu. Tiedonsiirto tapahtuu salattuna (SSL) ja palvelimet sijaitsevat Suomessa.

OIKEUTESI 

Sinulla on oikeus:

• Saada tietoa tietojen käytöstä
• Tarkastaa ja saada kopio tiedoistasi (maksutta kerran vuodessa)
• Peruuttaa suostumuksesi
• Pyytää oikaisuja virheellisiin tietoihin
• Pyytää tietojen poistamista (soveltuvin osin)
• Siirtää tiedot toiselle toimijalle
• Rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• Vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella

Voit olla yhteydessä tietosuojavaltuutettuun (www.tietosuoja.fi), jos sinulla on huolia tietojesi käsittelystä.

MUUTOKSET 

Selostetta voidaan päivittää. Ajantasainen versio on saatavilla osoitteessa www.aconia.fi/tietosuojaseloste